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Acreditación de eventos rápida en tiempos de pandemia

En tiempos de pandemia la acreditación es clave, no obstante, contempla protocolos de seguridad y prevención contra el COVID-19 que alargan el proceso, es por ello que, en CP DATA Confirma te presentamos las siguientes recomendaciones a seguir para un evento exitoso

Volvieron los eventos presenciales y algunos con el componente virtual –transmitidos por streaming-, con lo que el organizador puede multiplicar su auditorio, consiguiendo un alcance que nunca antes soñó y con una inversión significativamente menor.

La calidad de servicio, la personalización y la data son hoy en día claves para que la experiencia sea sobresaliente en ambos mundos y la acreditación o control de acceso es clave en el proceso ya que la primera impresión con una persona o una marca es siempre la que más vale.

En el mundo virtual, la acreditación es a través de un usuario y/o una contraseña, las que permiten la personalización y trazabilidad posterior.

 Es importante preparar la capacidad del servidor para recibir de forma concurrente a muchos invitados, de forma que puedan ingresar rápido y sin problemas a disfrutar del evento. Si tienes problemas al ingreso, muy probablemente puedes perder a ese invitado. Por eso, con quién contrates el servicio es clave.

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En el mundo presencial, ocurre lo mismo, en muy pocos minutos hay que recibir y dar la bienvenida a muchos invitados, evitando filas y aglomeraciones, entregando un rápido y seguro proceso, para no dañar la imagen de marca del organizador.

Consejos para una acreditación de eventos exitosa

  • La productora del evento debe comunicar al organizador los aspectos más relevantes para un control preventivo y contemplarlos en el plan de convocatoria e invitaciones.
  • Aprovechar el proceso de confirmación electrónica e invitaciones para poner a disposición –según acuerdo con el centro de eventos-, los procesos de Encuestas de Salud y Pases de Movilidad, de forma que los invitados puedan contestar y subir a la nube dichos antecedentes y se pueda contar con ellos con anticipación.
  • En el proceso de inscripción y/o encuestas y pases de movilidad, solicitar el número de la cédula de identidad, de forma de contar con ésta al momento de la acreditación, pudiendo leer sea el QR enviado o cédula de identidad.
  • Mapear el proceso de control de acceso en conjunto con la empresa que realizará la acreditación y compartirlo con el centro de eventos.
  • No olvidar que después del evento y habiendo realizado un buen proceso de confirmación y acreditación, cuentas con la suficiente información como para diseñar un correo electrónico de agradecimiento a quienes asistieron y otra a los que quisieron participar y no pudieron invitarlos a un próximo evento.

Cómo ves, el proceso de acreditación es fundamental para conseguir una excelente experiencia y es mucho más que un grupo de jóvenes dando la bienvenida a la entrada de tu evento. 

Al planificar e integrar la acreditación en todo el proceso, el organizador del evento puede conseguir mejores resultados, la data y trazabilidad que requiere para sus acciones comerciales o de marca después del evento.

Date

Diciembre 9, 2021

Category

Blog