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Eventos online: ¿Cómo será el panorama este 2022?

La industria de los eventos –aunque ha sufrido largamente producto de la pandemia-, estamos seguros saldrá adelante fortalecida, de la mano de la tecnología, la creatividad de sus protagonistas, el compromiso de las empresas con aspectos de sostenibilidad y la introducción de la omnicanalidad.

En forma incipiente vuelven los eventos presenciales, también los “eventos híbridos” – que combinan lo presencial con el online o virtual–, y seguirán los exclusivamente virtuales.

Nuestro sector se tuvo que volcar a los eventos online el último año y medio, reaccionando a la imposibilidad de que las personas se encontraran físicamente, poniendo a disposición de las empresas y organizadores de eventos diversas plataformas y funcionalidades para simular ese contacto personal tan deseado. Respondiendo a la necesidad de las empresas de estar cerca de sus stakeholders, y además, a precios muy bajos.

Evento online de éxito

Las plataformas hoy en día abundan y las funcionalidades son similares, diferenciándose principalmente por la flexibilidad de los proveedores en introducir nuevas ideas que permitan mayor engagement a través de la participación e interacción con la marca, y muy especialmente las opciones de networking.

Definitivamente la mayoría de las plataformas son cerradas y no ofrecen a los clientes oportunidades de diferenciación, salvo el branding de las páginas. Por ello, cada vez se hará más relevante contar con empresas que ofrecen plataformas flexibles y con respuestas rápidas al alcance de los presupuestos de inversión en eventos.

La producción de eventos ha tomado a la tecnología como gran protagonista, desde la convocatoria en adelante, valorizando la personalización de las comunicaciones y el manejo de comunicaciones segmentadas, haciendo vivir una excelente experiencia en todo el proceso y contactos del invitado con la marca.

Esperamos una mayor flexibilización de las regulaciones de la pandemia -la OMS nos recuerda que la crisis sanitaria continúa-, pero las medidas de seguridad deben seguir cumpliéndose por lo menos durante el próximo año.

En esa perspectiva, el proceso de convocatoria, debe ayudar no sólo a comunicar e informar los protocolos COVID, sino que también ser un facilitador de éste, por ejemplo recabando los pases de movilidad e incorporando los formularios y protocolos que las empresas exigen.

Lo anterior tiene que ser parte de nuestras estrategias de contacto, de forma de facilitar el acceso y acreditación de eventos presenciales, disminuyendo el tiempo y recursos.

Finalmente, cada vez más las empresas valoran la información obtenida a través de los contactos de sus invitados con la marca, lo que llamamos trazabilidad: los clics en todo el proceso, que nos dan una idea de sus intereses y necesidades, además de otras informaciones que se pueden recabar si se planifica bien.

En este contexto, contar con empresas que se dediquen a apoyar con tecnología la producción de eventos online, presenciales o híbridos, que sean confiables y capaces de lograr que las experiencias en línea sea tan significativa como las presenciales se vuelve indispensable.

Una experiencia única online

Los eventos online dan a los asistentes una experiencia única a través de diversas plataformas y recursos tecnológicos, todo esto desde el lugar donde se encuentre, conectándose con el dispositivo que desee: desktop, celular o tablet. Pero ¿cómo funcionan? ¿Qué es lo que los ha vuelto tan populares?

Un evento online reduce drásticamente el costo de los eventos y otorga, además, la posibilidad de que participen personas de todo el mundo sin la necesidad de realizar grandes viajes.

¿Por qué no invitar a un cliente de Punta Arenas a tu seminario, si hoy día puedes ofrecerle una excelente conexión y si quieres, puedes además enviar un regalo a su casa (desayuno u otro) para que participe?

Un buen ejemplo de aquello es la producción que otorga CP Data Confirma a las plataformas online. Con gran flexibilidad y un buen manejo de los tiempos, CP Data Confirma otorga la posibilidad de crear, junto a la empresa, un centro de eventos virtual personalizado. Así cada empresa tendrá la posibilidad de crear un esquema de participación e interacción propia, especialmente dirigida a sus clientes.

Por otra parte, los eventos online proporcionan información a las empresas que sería imposible conseguir de otra manera. ¿Con qué área interactúan más los clientes?, ¿qué les llamó más la atención a los participantes del evento?, ¿cuántas personas de aquellas que fueron convocadas se interesaron por los productos ofrecidos por las empresas?, etc. El hecho de que en el evento online se pueda monitorear la forma en que cada cliente interactúa con el evento, entrega información indispensable a las empresas para generar campañas y productos más efectivos.

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En este sentido CP Data cuenta con la tecnología necesaria para realizar un seguimiento exhaustivo de la actividad de cada persona invitada al evento. Desde la lectura y respuesta a las invitaciones, hasta el tiempo que permanece cada persona en cada evento, la cantidad de clics que dan los clientes a las distintas áreas, etc.

CP Data al contar con sus propios servidores es capaz de almacenar y procesar toda la información que un evento online pueda otorgar y, por ende, también es experto en crear experiencias online que estén mejor enfocadas según el público objetivo.

Si bien la virtualidad tomó a muchos por sorpresa, estamos seguros de que ha llegado para quedarse. Ahora es cuando un equipo profesional, autónomo y con gran experiencia en el rubro se vuelve indispensable para adaptarse a estos nuevos tiempos.

Date

Noviembre 18, 2021

Category

Blog