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Transformando la información en oportunidades de venta

Empresa líder mundial en sistemas de información geográfica (GIS), organizó un evento destacado en el Hotel W. Nuestro desafío consistió en implementar un sistema de acreditación y control de acceso eficiente, que ofreciera una experiencia fluida para los asistentes mientras garantizamos la precisión en los registros y se integraba tecnología avanzada.

 

Desarrollamos un proceso de acreditación integral que cubrió todas las necesidades del evento:

 

  1. Recordatorio Electrónico Personalizado
    Creamos un recordatorio con los detalles del evento y un QR personal, consiguiendo una tasa de apertura del 86%. Logramos así simplificar y dar rapidez a la experiencia de los asistentes.

 

Múltiples formas de Acreditación

 

  • Manual: El invitado mencionaba su nombre, se imprimía su etiqueta y se entregaba la credencial. Un 39% se acreditó de esta forma.
  • Express: Escaneando el QR del recordatorio, se imprimía la credencial directamente, reduciendo tiempos de espera, más del 55 % de las personas prefirieron este tipo de acreditación.
  • Auto Atendida: En módulos plintos ubicados en 2 puntos de acceso de bajo flujo, los asistentes podían buscar su nombre o escanear su QR para acreditarse asistidamente, consiguiendo que el 6% de los invitados ocuparan el módulo de autoatención asistida. 


Durante el evento, implementamos un sistema para monitorear el acceso y asistencia en distintos salones. 

 

En la credencial de cada asistente imprimimos un QR multifunción:

 

  • Para el Control de Acceso: Escaneado por nuestro equipo en las entradas a los salones, registrando la participación en cada charla.
  • Para el Acceso al Programa del Evento: Al escanear el QR con su celular, el invitado podía visualizar el programa del evento.

 

Esto permitió llevar un control preciso de la asistencia, especialmente en los salones diferenciados con capacidad limitada, manejando cupos por charla. Además, al capturar la información de los asistentes en función de las charlas en las que decidieron participar, logramos identificar preferencias e intereses específicos. Este dato clave es una herramienta invaluable para que la empresa realice acciones comerciales posteriormente.

 

Resultados 

  • Más de 600 personas acreditadas de forma eficiente y fluida.
  • Implementación tecnológica que mejoró significativamente la experiencia del asistente.
  • Registro detallado y controlado de la asistencia a las charlas, cumpliendo con las expectativas del cliente.

 

Este proyecto destacó como un caso de éxito por la combinación de soluciones personalizadas, innovación tecnológica y atención a los detalles en cuánto a la información clave. Esta empresa pudo disfrutar de un evento bien organizado, con una experiencia grata para sus invitados y valiosos datos para futuras planificaciones.

Date

Enero 27, 2025